KantoorProfi hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en aan de bescherming van uw privacy.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. KantoorProfi België bvba houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
- verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als u na het doornemen van onze privacyverklaring, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
KantoorProfi België bvba
92, Keerbaan
2160 Wommelgem (België)
gdpr@kantoorprofi.be
Telefoon: 03/500 45 50
Waarom verwerken wij persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door KantoorProfi België bvba verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden
- Gerechtvaardigd belang: u vlot per e-mail of telefonisch te kunnen bereiken zodat onze dienstverlening en onze leveringen vlot verlopen
- Gerechtvaardigd belang: Offerten en prospecten te kunnen opmaken en opvolgen
- Uitvoering bestelling – contract: Goede afspraken te maken rond de verkoop en de facturatie van kantoormaterialen, - benodigdheden en meubilair
- Uitvoering bestelling – contract: Afspraken te maken rond de installatie van het kantoormeubilair
- Uitvoering bestelling – contract: Bestellingen te plaatsen bij leveranciers
- Gerechtvaardigd belang: contactformulier website met het oog u zo goed mogelijk te kunnen antwoorden en informeren
- Expliciete toestemming: gebruik cookies om de bezoekers van de webshop te kunnen opvolgen en na bezoek te kunnen contacteren.
Voor de bovenstaande doelstellingen verwerken wij volgende gegevens:
- Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
- Btw en KBO-nummer
- E- mailadres
- URL
- Gsm – nummer
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- het verzorgen van de webhosting en de webshop
- het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT-netwerk, …);
- het verzorgen nieuwsbrieven en e-commerce
- facturatie – boekhoudpakket in de Cloud
- opvolgen offertes: online softwarepakket
- het opmaken van onze boekhouding gebeurt door onze accountant
- het leveren van de bestelde goederen: onze leveranciers van kantoormeubilair, kantoorartikelen en - benodigdheden
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU, tenzij de bevestiging voorligt dat er voldoende garanties voor veiligheid en bescherming van de privacy.
Bewaartermijn
KantoorProfi België bvba bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
De facturatiegegevens worden bijgehouden tot 7 jaar na het einde van het laatste boekjaar waarin de laatste factuur aan de klant werd opgemaakt.
Contactgegevens van klanten worden 15 jaar bijgehouden omdat kantoormeubilair zeker 15 jaar meegaat en KantoorProfi België een commercieel belang heeft om deze gegevens zolang bij te houden.
Gegevens van prospecten of losse contacten worden 2 jaar bijgehouden na eerste contact. Hetzelfde geldt voor contacten via beurzen.
Gegevens die ons bereiken via website of webshop zonder dat de betrokkenen klant worden, worden na 1 jaar verwijderd.
Visitekaartjes worden 5 jaar bijgehouden.
Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens KantoorProfi België bvba van uw gegevens kennis kunnen ne- men, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze verwerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen.
Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.
Tevens kunt u bezwaar formuleren tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
commission(at)privacycommission.be
Wijziging privacy statement
KantoorProfi België bvba kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.
